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営業費用立て替えが払えない。合法的に払わない方法|滞納SOS

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営業費用の建て替えが払えない

「営業費用の立て替え分だけで今月は50万円近くになるけど、この分じゃ払えない。どうしたらいいんだぁ…」

あなたもこんな風に社員が立て替えてくれている営業費が払えないと頭を痛めていませんか?

就業規則で取り決めれば払わなくて良いというわけではありませんが、社員のうっかり精算忘れで経理上不要な手間がかかってしまったり、経費に該当しない費用まで払ったりしていた…というケースもあります。

そこで、払えないとどうなるのか?払わなくてもすむ解決方法があるのかについてお伝えします。

 

サチコ
このページの要約

経費の立て替えは本来翌月中には精算をすませるのが一般常識です。

また、会社経営も長くなるとついつい営業経費について曖昧に会社が負担していることもあります。

キャッシュフローがうまくいかず今月は払えないというのであればまだしも、赤字続きで何カ月も立て替え分が払えていないのであれば、最悪、社員から訴訟を起こされる可能性もあります。

そこで、解決策として2つの方法をお伝えします。

  1. 就業規則や雇用契約書の内容を確認する
  2. 5年経っているなら支払い義務が消滅する

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払えないと最終は差し押えも

社員が営業費を立て替えるのは法的に問題ありません。

一方、立て替えをしなければいけないという義務もありません。

そのため、立替費用の上限や期間などについて法律では決められていないのです。

では、社員が立て替えている営業費用について、払わないとどうなるのでしょうか。

社員に請求訴訟を起こされる可能性がある

社員訴訟

社員が立て替えているお金が「何の目的で使ったものなのか」が明確で、その証拠として「領収書」があれば、社員から請求訴訟を起こされることもあります。

立て替えている人の中には1年、2年と長期にわたり、何百万円も立て替えているという人もいます。

2~3カ月ぐらいで訴訟を起こされることはないと思いますが、もしも1年、2年と社員に立替費用を払わずにいるのであれば訴訟を起こされる可能性は高くなるでしょう。

訴訟で負けても払わずにいれば差し押さえられる

訴訟になった際、あなたに勝ち目はほぼありません。

社員は立て替えたお金を受け取る権利がありますし、会社側は支払う義務があります。

義務を果たらなければ「不履行」ということなり、最終的に裁判になっても払わなければ財産を差し押さえられることになります。

 

払えない場合の解決策

では、次に払えない場合の解決策をお伝えします。

  1. 就業規則や雇用契約書の内容を確認する
  2. 5年経っているなら支払い義務が消滅

就業規則や雇用契約書の内容を確認する

雇用契約書

まず、あなたがやるべきことは「就業規則」と「雇用契約書」の確認です。

そこに立て替え費用について、たとえば「月末に精算する」「都度精算する」「期日までに精算しなかった場合…」などと書かれていないか調べてください。

一般常識として遅くとも翌月中には精算をすべきです。

社員がうっかり精算するのを忘れていて、半年、1年経ったものまで支払うというのは経理担当者の負担も大きくなります。

翌月5日までに精算しないと払わないという会社もある

厳しい会社になると、「当月分の経費立替の精算は翌月5日厳守」として、1日でも遅れた場合には支払わないという企業もありますが、その場合、就業規則などで取り決めをしていないと問題になる可能性もありますので注意が必要です。

なお、就業規則は社員が10名以上いれば作成が義務付けられています。

作成していない場合は、労働基準法がそのまま適用となります。

就業規則を変更する際は、経営者が一方的に決めるのではなく、社員の代表者の意見も加味しなければなりません。

また、変更した旨を全社員が確認できるよう知らせることが労働基準法で決められています。

立替費用の細かな内容も見直してみることも大切

見直し

例えば、細かなことですが定期代を支給しているのに、営業で外出の際、定期区間内の交通費まで請求していないか?出張ではなくとも食事はするのに、出張の際の食事代を負担すべきか?宿泊先のホテル代の値段は妥当か?といったチェックをすることも必要です。

そのような規定を社内で決めていないのであれば、就業規則に追加して実施する方法もあります。

5年経っているなら支払い義務が消滅

これは経営者として最悪の選択ではあります。が、本当に支払えないほど経営が苦しく、社員が立て替えてくれている期間が5年を過ぎていて、本人から支払いの催促がないのであれば、そのまま払わないという方法もあります。

その理由は、立替費用を請求できる期間が5年で時効となるからです。

つまり、5年間何も支払いの催促がないのであれば、法的に社員は受け取る権利を失ってしまうのです。

時効を成立させるには本人に文書で通知をしなければなりません。

また、コピーにその旨了承した証として署名・押印をしてもらってはじめて正式に支払い義務が消滅します。

出張や残業などの食事補助代は5年より規定が優先

社内規定が優先

たとえば出張の際の食事代や残業などの食事代の一部を会社が補助していたとします。

その費用を社員が立て替えていた場合、これらの費用は社員への福利厚生的な意味合いのものです。

ですので、もしも就業規則などで「翌月精算」「3カ月以内」などの取り決めがあれば、法律上の5年という時効期限よりもそちらが優先されます。

 

まとめ これを機会に社内経理の見直しを

社員が立て替えたお金は、社員が自分の給料の中から出して立て替えたお金です。

会社のために使ったのですから、本来は払うべきものです。

ただし、お伝えしたように払わなくてよい経費まで払っていた…という場合もあります。

今回、「払えない」というタイミングからこうした社内の見直しをするのは、今後を考える意味ではかえって良かったとも考えられます。

サチコ
払ってもらえなくても仕事を遂行してくれている社員に対し心から申し訳ないという気持ちを忘れないでくださいね。

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